براساس ضرب المثل معروف ما ایرانی ها، «وقت طلاست»؛ پس زمان مثل برق و باد می گذرد. مهم این است که بدانیم چگونه می توانیم از زمانی که به اندازه ی طلا ارزشمند است، به نحو احسن استفاده کنیم؟ پاسخ این سؤال فقط یه کلمه است: «برنامه ریزی».
اما مهم است که برنامه ریزی چه فواید و مزایایی برای زندگی شخصی و کاری دارد؟
شاید به این موضوع دقت نکرده باشید، که برنامه ریزی، با تار و پود زندگی روزمره ی ما گره خورده است. برای دستیابی به اهداف در هر مرحله از زندگی، برنامه ریزی، قدرتمندترین و تأثیرگذارترین ابزاری است که می توانیم به کار بگیریم.
برنامه ریزی برای مسافرت، ازدواج و برگزاری مراسم، افزایش یا کاهش وزن، خرید یک وسیله مهم راه اندازی کسب و کار جدید و...، حتی شاد زندگی کردن، همه و همه برای رسیدن به یک هدف مشخص است. تفاوتی ندارد که مقصد و هدف، کوچک یا بزرگ باشد، مهم این است که ردپای برنامه ریزی در تمام این فرآیندها دیده می شود.
مزایای برنامه ریزی در زندگی شخصی
1. برنامه‌ریزی، کنترل فرمان زندگی را به دستان شما می سپارد
- هنگامی که دست به برنامه ریزی می زنید، خودتان را از دسته ی انسان هایی که زندگیشان را به شانس و اقبال وابسته می کنند یا حتی اجازه می دهند دیگران برای آنها تصمیم گیری کنند، جدا می سازید. یکی از فواید برنامه ریزی، در این است که کمکتان می کند تا خودتان برای زندگیتان جهت انتخاب کنید و خودروی زندگیتان را در همان جهت، به پیش برانید.
2. برنامه ریزی، اهداف دور و دراز شما را دست یافتنی می کند
- تفاوتی ندارد اهداف مدنظر شما تا چه اندازه از جایگاه فعلی که در آن قرار دارید، دور باشند و دست نیافتنی به نظر برسند؛ کافیست یک برنامه ی واقع بینانه برای خودتان تدوین کنید و طبق آن پیش بروید، بدین ترتیب، روزی به خودتان خواهید آمد و خواهید دید که آن منظره ی دور و دراز، هم اکنون در چند قدمی شماست. نکتهی مهم این است که باید اهداف بلندمدت خودتان را به مجموعه ای از اهداف میان مدت و کوتاه مدت روزانه، هفتگی و ماهانه تقسیم کنید تا راه دور و پر از سنگلاخ رسیدن به مقصد، برایتان نزدیک و هموار شود.
3. برنامه ریزی، طعم شادی و رضایتمندی را به شما می چشاند
- لازمه ی برنامه ریزی، داشتن هدف است. وقتی یک هدف برای خودتان تعریف کرده اید و برنامه ریزی انجام داده اید تا اقدام به عمل کرده و به آن هدف برسید؛ در واقع، از زنده بودن صِرف، فاصله می گیرید و طعم یک زندگی هدف محور را تجربه می کنید.
4. برنامه ریزی، کمکتان می کند تا راحت تر «نه» بگویید
- پیروی از برنامه، شما را به فردی بدل می کند که اعتماد به نفس دارد و در برابر هر آنچه برایش اهمیت ندارد، کلمه ی «نه» را به زبانش جاری می کند. به عبارت دیگر، در برابر هر موقعیت یا پیشنهادی، بررسی کوچکی انجام می دهید و درصورتی که شرایط با برنامه ی شما، همسو نباشد، دیگر ارزش ندارد که برایش وقت بگذارید و می توانید به آن «نه» بگویید.
5. برنامه ریزی، استرس را از وجودتان دور می کند
- برنامه، به مثابه ی چراغ راهنماست که جهت درست زندگی را به شما نشان می دهد. وقتی در زندگیتان از این چراغ راهنما بهره مند باشید، دیگر لزومی ندارد که نگران شوید که آیا تصمیمات درستی می گیرید یا نه؛ در نتیجه، اضطراب و استرس، به شکل محسوسی، در شما رو به کمرنگ تر شدن می گذارد.
6. برنامه ریزی، شما را توانمند می سازد
- برنامه ریزی کردن، نه تنها شرایط را برای شما مهیا می کند تا طبق خواسته های خودتان زندگی کنید، بلکه ابزار انجام چنین کاری را هم در اختیارتان قرار می دهد.
7. برنامه ریزی، کار اولویت بندی را برایتان آسان می کند
- حتماً شما هم مثل هر فرد دیگری، مسئولیت ها و وظایفی را در زندگیتان به عهده دارید که باید به تک تک آنها رسیدگی کنید. از جمله فواید برنامه ریزی در این است که یاریتان می کند، فهرست وظایفتان را اولویت بندی کنید و برای اقداماتی که در جهت برنامه تان هستند، وزن و زمان بیشتری اختصاص بدهید.
8. برنامه ریزی، تضمین می کند که در پایان خط زندگی، حس پشیمانی را تجربه نخواهید کرد
- هیچ پشیمانی، عمیق تر از این نیست که به عقب نگاه کنید و ببینید که طبق خواسته هایتان زندگی نکرده اید. تصور کنید به روز آخر زندگیتان نزدیک شده اید و مسیری که در زندگیتان از آن عبور کرده اید را در ذهنتان مرور می کنید، چنانچه طبق برنامه ی مشخصی زندگی کرده باشید، با حس رضایت و آرامش خاطر می توانید مشاهده کنید که روزهای زندگیتان را در راه دستیابی به مقاصد مطلوبتان سپری کرده اید؛ ولی اگر برنامه نداشته باشید، در حقیقت مثل یک قایق خالی، با جریان باد به این سو و آن سو رانده شده اید ولی افسوس که در این مرحله، پشیمانی سودی ندارد.
مزایای برنامه ریزی در زندگی کاری
1- برنامه ریزی، آرامش را برای شما به ارمغان می آورد
- برنامه ریزی زندگی کاری، به شکل مؤثر و قابل توجهی می تواند سطح استرس شما را پایین بیاورد. کافیست مدتی دست به برنامه ریزی بزنید، خیلی زود متوجه خواهید شد که ساعات کاریتان را با آرامش بیشتری سپری می کنید و انگیزه ی بیشتری برای به إتمام رساندن کارهایتان دارید. با برنامه ریزی کردن کاری، شما از قبل تمام اتفاقات را پیش بینی کرده و برای رویایی با همه آنها، از قبل، تدابیر لازم را می اندیشید، بنابراین، کارهایتان روی هم انباشته نمی شود و این قدرت را پیدا می کنید که وظایفتان را در کارآمدترین شکل ممکن به پایان رسانده و پروژه های کاری جدیدتری بگیرید.
2- برنامه ریزی، برای همکارانتان نیز مراتب آرامش را به همراه می آورد
- زمانی‌که شما برنامه ریزی انجام می دهید یا زمان انجام کارهایتان را مدیریت می کنید، همکاران شما هم از فواید این کار بهره می برند. چرا که آنها نیز متوجه خواهند شد که در چه ساعاتی از روز، سر شما شلوغ است و در چه زمانی، فرصت کافی دارید تا پاسخگویشان باشید. این اقدام، جلوی بروز سوءتفاهم ها را می گیرد، مراتب برقرار شدن نظم و هماهنگی را در محیط کار فراهم می آورد و مدیریت زمان در سازمان را تسهیل می کند.
3- برنامه ریزی، سطح تمرکز شما را بالا می برد
- وقتی از قبل برای انجام تمامی أمور، برنامه ریزی کرده باشید و طبق آن برنامه پیش بروید، دیگر لزومی ندارد که همه ی امور را به خاطر بسپارید یا استرس فراموش کردن جزئیات را داشته باشید. تنها با نگاه کردن به برنامه، قادر خواهید بود از تمامی قرار ملاقات ها، جلسات، برنامه های آموزشی و... اطلاع پیدا کنید؛ در نتیجه، می توانید ذهنتان را سازماندهی کنید و تمام حواستان روی انجام کار اصلی تان متمرکز شود.
4- برنامه ریزی، شفافیت را به زندگی کاری شما تزریق می کند
- هنگامی که برای تمامی وظایف کاریتان برنامه ریزی کاملی ترتیب می دهید، بهتر می توانید متوجه شوید که چه کارهایی از شما انتظار می رود تا انجام بدهید و میزان اهمیت هر کدام از آن کارها چقدر است. این اقدام، حجم فکرهای اضافی و مبهم ذهنتان را به حداقل ممکن کاهش می دهد. اولین قدم برنامه ریزی، تعیین هدف است؛ برای انجام وظایف کاریتان، اهداف کلیدی شغلتان را به طور شفاف با خودتان مرور کنید و معین کنید که چگونه باید اجرا شوند و زمان مورد انتظار برای به انجام رساندن هر کدام، چقدر است.
5- برنامه ریزی، یک چشم انداز واقع بینانه در مورد بودجه به شما می دهد
- اگر برنامه ریزی درست و کارآمدی انجام داده باشید، از این توانایی برخوردار خواهید شد که به آن برنامه استناد کرده و در مورد میزان زمان، هزینه و نیروی لازم برای به پایان رساندن پروژه هایتان، تخمین های نسبتاً دقیقی بزنید. ایجاد تعادل بین ساعات کاری، به حداقل رساندن هدررفت ها و کسب آمادگی برای رفتن به استقبال اتفاقات غیرمترقبه نیز از جمله فواید برنامه ریزی هستند.
6- برنامه ریزی، موتور بهره وری شما را روشن می کند
- هر چه سطح تمرکز شما در محیط شغلیتان بیشتر باشد، دستاوردهای بیشتری کسب خواهید کرد. وقتی به ترتیب، وظایفتان را تکمیل می کنید و جلوی هر کدام، یک تیک بزرگ می گذارید تا نشان بدهید که آن وظیفه را با موفقیت به اجرا درآورده اید، ذهن شما به شکل ناخودآگاه پاداش دریافت می کند. این حس خوب، محرکی است که انگیزه تان را تقویت می کند تا از پا نایستید و سراغ انجام وظایف بعدی بروید. پس یک جدول زمانی مشخص، برای ساعات کاری خودتان تدوین کنید و نهایت تلاشتان را به کار بگیرید تا از آن خارج نشوید؛ این اقدام، مسیر را برایتان هموار می‌کند تا در کوتاهترین بازه ی زمانی، بیشترین کار را انجام بدهید.
7- برنامه ریزی، عدم قطعیت ها را به کمترین مقدار ممکن می رساند
- در هر حوزه و کسب و کاری که مشغول کار باشید، حتماً با عدم قطعیت هایی در مورد آینده روبرو هستید که هر کدام، ریسک هایی را با خودشان به همراه دارند. هنگامی که فرآیند برنامه ریزی را طی می کنید، در حقیقت به آینده نگاه می کنید و تلاش می کنید اتفاقات آینده را پیش بینی کرده و برای هر کدام، واکنش مناسبی را تدارک ببینید؛ بنابراین، می توان گفت برنامه ریزی، باعث می شود آمار عدم قطعیت های آینده، تا حد قابل توجهی، کاهش پیدا کند. برنامه ریزی، فرآیندی است که کمک می کند تا بتوانیم آینده را بهتر مدیریت کنیم و از ریسکِ افتادن در دام حوادث قابل پیش بینی، مصون بمانیم.
8- برنامه ریزی، کمک می کند تا بین زندگی کاری و زندگی شخصی تان تعادل برقرار کنید
