خطاهای ارتباطی ممکن است عواقب جدی‌تری دربرداشته باشند. این اشتباهات می‌توانند به اعتبار شما لطمه بزنند، مشتریان را برنجانند و حتی منجر به زیان مالی شوند.
اشتباه ۱: ویرایش نکردن کار
اشتباهِ املایی و دستور‌زبانی باعث می‌شود بی‌دقت به نظر برسید. به همین دلیل چک کردن تمامیِ ارتباطاتِ کتبی قبل از اینکه آنها را بفرستید حیاتی است. برای این کار خیلی به کامپیوتر اعتماد نکنید. کلماتی که احتمال اشتباه نوشته شدن‌شان زیاد است، روی برگه‌ای بنویسید و همیشه در کنار‌تان نگه دارید. بهتر است از یکی از همکاران‌تان بخواهید تا نگاهی به نوشته‌تان بیندازد تا در صورت لزوم تغییراتی در آن ایجاد کنید.
اشتباه ۲: رساندن خبرهای بد از طریق ایمیل
کانال های ارتباطی کتبی به شما این اجازه را نمی‌دهند تا در رساندن پیام‌های دشوار، از ملایم کردن لحن و نشانه‌های غیرگفتاری (مثل زبان بدن) استفاده کنید و در نتیجه نمی‌توانید با احساساتِ شدید، برخورد منطقی داشته باشید. بنابر این رساندن اخبار بد را شخصاً انجام دهید و به این فکر کنید که چطور می‌توانید این کار را با ابراز احساسات مناسب به شکلی انجام بدهید که طرف مقابل آزرده‌خاطر نشود. وقتی خبر دشواری را شخصاً منتقل می‌کنید، در صورتی که افراد قسمتی از پیام شما را به خوبی متوجه نشوند، می‌توانید فوراً آن را شفاف‌سازی کنید یا به آنها در مواجه شدن با خبرِ بد کمک کنید.
اشتباه ۳: اجتناب از مکالمات دشوار
در بعضی مواقع، مجبورید بازخورد منفی بدهید. شاید وسوسه شوید از این گونه مکالمات طفره بروید، اما این کار دامنه‌ی مشکلات را وسیع‌تر می‌کند و ممکن است مشکلات کوچک را به مشکلات بزرگ‌تر تبدیل کند. برای مقابله با مکالمات دشوار، آمادگی داشتن، بهترین راه‌حل است. ارائه‌ی بازخوردهای شفاف و کاربردی را یاد بگیرید و افراد را تشویق به تأمل بر رفتارشان کنید. همچنین می‌توانید از تکنیک نقش بازی کردن هم استفاده کنید تا بر کلمات و زبان بدن‌تان تسلط داشته باشید.
اشتباه ۴: قاطع نبودن
قاطعیت یعنی چیزی را که به آن نیاز دارید، بیان کنید و در عین حال نیازها و خواسته‌های دیگران را نیز در نظر بگیرید. شاید قاطعیت همیشه هم شما را به چیزی که می‌خواهید نرساند، اما شانس بیشتری برای رسیدن به آن برای شما فراهم می‌کند یا حداقل کمک می‌کند تا با طرف مقابل به توافق برسید. قاطعیت داشتن به شما کمک خواهد کرد تا نیازهای خود را شناسایی کنید و بتوانید ارتباط مؤثر برقرار کنید و هر جا لازم باشد، «نه» بگویید.
نکته: قاطعیت با برخورد تهاجمی متفاوت است. وقتی تهاجمی برخورد می‌کنید، بدون اینکه به حقوق دیگران فکر کنید، رسیدن به خواسته‌ها و نیازهای خود را در اولویت قرار می‌دهید.
اشتباه ۵: واکنش نشان دادن به جای پاسخ دادن
شما گاهی به جای اینکه در آرامش پاسخ بدهید، فقط واکنش احساسی نشان داده‌اید. این نوع واکنش‌های احساسی می‌توانند به اعتبار شما لطمه وارد کنند. ممکن است با احساسات منفی خود، دیگران را برنجانید و این حس را به آنها منتقل کنید که نمی‌توانید خودتان را کنترل کنید و هوش هیجانی ندارید.
اشتباه ۶: کاملاً آماده نبودن
ارائه‌ها، گزارش‌ها یا ایمیل‌هایی که خوب آماده نشده باشند، مخاطب را عصبی می‌کند. به همین دلیل، آماده کردن و برنامه ریزی برای برقراری ارتباط از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. ابتدا، زمانی را به برنامه ریزی دقیق ارتباط خود اختصاص بدهید تا برای ایجاد پیامی هوشمندانه و قانع‌کننده، احساسات و منطق مخاطب‌تان را هم‌زمان هدف قرار دهید. سپس نوشته‌ای را که آماده کرده‌اید، چند بار بخوانید تا اشتباهات را اصلاح کنید و ببینید آیا با سطح دانش و اطلاعاتِ مخاطب‌تان هماهنگی دارد یا نه. اگر قرار است مطلبی را به صورت شفاهی ارائه دهید، حتما چندین بار تمرین کنید تا بتوانید به صورت سلیس و تأثیرگذار حرف‌هایتان را بیان کنید.
اشتباه ۷: استفاده از رویکرد «پیچیدن یک نسخه برای همه» در برقراری ارتباط
اگر شما از رویکرد «پیچیدن یک نسخه برای همه» استفاده کنید، این احتمال وجود دارد که تفاوت‌های فردیِ افراد، نیازها و انتظارات‌شان را نادیده بگیرید. اگر قرار است ارائه‌ای را آماده کنید، حتماً سعی کنید تفاوت در روش های یادگیری افراد را در نظر بگیرید. این یعنی، همه‌ی افراد، چه آنهایی که با گوش دادن یاد می‌گیرند و چه افرادی که برای یادگیریِ بهتر نیاز به خواندن یک مطلب دارند، به یک اندازه از صحبتهای شما سود ببرند.
اشتباه ۸: نداشتن ذهن باز، در برخورد با افراد جدید
محیط‌های کارِ امروزی از افرادی با فرهنگ‌ها، مذاهب، توانایی‌ها و دیدگاه‌های متفاوت تشکیل شده‌اند. بنابراین نمی‌توانیم با در دست داشتن اطلاعات کم، همکاران یا مشتریان‌مان را قضاوت کنیم زیرا زمان کافی برای شناختِ درست آنها نداشته ایم. قضاوت کردن افراد در مسیرِ برقراری ارتباط مانع ایجاد می‌کند، وقتی با فرد جدیدی آشنا می‌شوید به دقت به او گوش دهید. به او این فرصت را بدهید که درباره‌ی دیدگاه خود صحبت کند و سعی کنید حرف‌هایش را درک کنید. سپس یاد بگیرید که چطور با تفاوت‌های فرهنگی کنار بیایید تا بتوانید نیازها و خواسته‌های تک تک افراد را در نظر بگیرید.
اشتباه ۹: فرضِ بر اینکه پیام شما به خوبی دریافت شده است
همیشه زمانی را به کنترل درک افراد از پیام‌تان اختصاص بدهید. به عنوان مثال، وقتی ایمیلی می‌فرستید، می‌توانید افراد را تشویق کنید که سؤالات و ابهامات خود را بیان کنند و اگر مشخص شد که قسمتی از پیام‌تان را به خوبی متوجه نشده‌اند، آن را تکرار کنید. یا اگر قرار است مطلبی را ارائه دهید، حتما زمانی را در پایانِ جلسه برای پاسخ‌دهی به سؤالات اختصاص بدهید.
نکته: برای اینکه متوجه شوید افراد پیام شما را به خوبی دریافت کرده‌اند، از سؤالاتی که با «چطور»، «چرا» یا «چه‌چیزی» شروع می‌شوند استفاده کنید.
اشتباه ۱۰: تصادفاً به حریم شخصی افراد تجاوز کردن
برخی اشتباهات مشکلات تجاریِ جدی به بار می‌آورند و حریم خصوصی افراد را زیر پا می‌گذارند و باعث خجالت و شرمندگی می‌شوند. برای اجتناب از این مشکلات، قبل از اینکه کارتان را دوباره چک کنید تا مطمئن شوید اشتباهی پیش نخواهد آمد. این کار باعث می‌شود اطلاعاتی را به صورت تصادفی و اشتباه به کسی ندهید و اگر قرار است فایلی محرمانه و حساس را جابجا کنید، خوب دقت کنید که تغییراتی در آن اعمال نکرده باشید و فایل درست منتقل شود.
